Neues Terminmanagement der Stadt Essen - bereits über 191.500 Termine gebucht

15.04.2025

Seit Juli 2024 ist das neue Terminmanagement-System der Stadt Essen im Einsatz und die ersten Ergebnisse sprechen für sich: In den letzten acht Monaten wurden bereits über 191.500 Termine erfolgreich über die neue Software gebucht.

Kurze Wartezeiten dank innovativem Check-In vor Ort

Der neue digitale Check-In wird sehr gut angenommen und verbessert die Abläufe vor Ort spürbar: 83 Prozent aller Wartenden kommen innerhalb von nur fünf Minuten nach ihrem gebuchten Terminbeginn an die Reihe. 61 Prozent der Kundinnen*Kunden werden sogar vor ihrem Termin aufgerufen. Möglich ist das durch die intelligente Steuerung der Check-In-Funktion, mit der sich die Bürger*innen aktiv per Handy oder Service-Terminal anmelden, um anzuzeigen, dass sie vor Ort zu ihrem Termin eingetroffen sind. Diese Entwicklung sorgt für eine entspannte Atmosphäre und ein positives Behördenerlebnis vor Ort.

Schrittweise Einführung in den Fachbereichen

Die Einführung des Systems erfolgte gestaffelt:

• Im Juli 2024 nahm das Amt für Soziales und Wohnen in den Bereichen Wohngeld, Elterngeld, Schwerbehindertenangelegenheiten und Kundencenter als erster Bereich das System in Betrieb.
• Im September 2024 folgte das JobCenter Essen in den Bereichen Markt & Integration sowie für bestimmte Dienstleistungen im Leistungsbereich.
• Im Oktober 2024 startete das Einwohneramt im Bereich Bürgerämter, BürgerServiceStelle, Fahrerlaubnisse und Kfz-Zulassungen.
• Im Dezember 2024 begann die Ausländerbehörde mit den Bereichen Welcome- und Service-Center Essen sowie Einbürgerung mit der neuen Terminmanagement-Software zu arbeiten.
• Seit Januar 2025 nutzt auch das Ordnungsamt mit der Gewerbemeldestelle sowie dem Jagd- und Fischereiwesen das neue System.
• Das Jugendamt hat das neue System seit dem 14. April 2025 mit dem Bereich Beurkundungen im Einsatz.

Blick nach vorn: Weitere Bereiche werden folgen

Perspektivisch soll die neue Terminmanagement-Software für alle termingebundenen Dienstleistungen genutzt werden und so die bislang unterschiedliche und mitunter auch analoge Terminvergabe auf eine einheitliche digitale Form umstellen. Folgende Planungen gibt es bereits:

• Alle noch nicht angeschlossenen Bereiche der Ausländerbehörde werden mit dem Umzug in das neue Dienstgebäude an der Kruppstraße (voraussichtlich ab Mitte Mai 2025) ebenfalls das neue Terminmanagement nutzen.
• Auch das Gesundheitsamt steht in den Startlöchern und wird bald viele seiner Dienstleistungen (wie z.B. Beratung zum Masernschutz, Impfberatungen, Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, Beglaubigung und Beratung zu Vorsorgevollmachten) über das neue System anbieten. Die Testphase läuft bereits.

Mehr zur neuen Terminbuchungs-Software sowie alle Terminbuchungsangebote der Stadt sind unter www.essen.de/meintermin zu finden.

Zum Hintergrund

Das neue Termin-Managementsystem ist Teil der Anfang 2023 veröffentlichten Digitalstrategie der Stadt Essen und ein zentrales Projekt, um die Essener Verwaltungsservices sowohl für die Bürger*innen als auch für die Mitarbeitenden nutzungsfreundlicher und digitaler zu gestalten.

Herausgegeben von:

Stadt Essen
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