Datenschutzerklärung gemäß Artikel 13 DS-GVO aufgrund der Erhebung von personenbezogenen Daten durch das Kulturamt der Stadt Essen

Im Zusammenhang mit der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben als Mitglied des Kulturbeirats der Stadt Essen werden bei Ihnen personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang erhoben und verarbeitet. Bitte beachten Sie hierzu die nachstehenden Datenschutzhinweise:

1. Angaben zum Verantwortlichen

2. Angaben zu den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Vereinbarung

a) Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zweck der Organisation und Durchführung von Sitzungen, der Auszahlung der Aufwandsentschädigungen für Ihre Sitzungsteilnahme sowie der Veröffentlichung Ihres Namens als Mitglied des Kulturbeirats erhoben.

Pflichtangaben: Name, Vorname, akademischer Grad, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort, Geburtsdatum, IBAN, BIC (wenn Sitz der Bank nicht in Deutschland), Name der Bank, Kontoinhaber.
Die Pflichtangaben sind für eine Verifizierung Ihrer Person(endaten) sowie eine Überweisung der Sitzungsgelder zu Ihrer Verfügbarkeit durch die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen erforderlich.

Freiwillige Angaben: E-Mailadresse, Telefonnummer.
Die freiwillige Angabe der E-Mailadresse und Telefonnummer erleichtert mögliche Nachfragen bei erforderlichem Klärungsbedarf, die Angabe Ihrer E-Mailanschrift ermöglicht dazu gegebenenfalls eine vereinfachte Zustellung von Informationen.

b) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit §§ 7, 27a GO NRW sowie der Satzung für den Kulturbeirat der Stadt Essen vom 26.11.2021.

4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Ihre in diesem Zusammenhang zu verarbeitenden personenbezogenen Daten sind zweckgebunden, das heißt, sie werden nur für den Zweck verwendet, für den sie erhoben worden sind.

Die gegebenenfalls erforderliche Weitergabe Ihrer Daten an zentrale Fachbereiche der Stadt Essen (zum Beispiel Rechtsamt) erfolgt ausschließlich im Rahmen der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.

Zur Abwicklung von Zahlungen, insbesondere Überweisung Ihrer Aufwandsentschädigung, erhält die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen Ihre Daten.

Darüber hinaus erfolgt eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten bei Bedarf an das Amt für Repräsentation und Ratsangelegenheiten zur Verwendung für organisatorische Zwecke in dafür notwendigem Umfang (unter anderem Versand gremienbezogener Post).

Beachten Sie bitte, dass durch die Veröffentlichung im Internet Ihre personenbezogenen Daten (akademischer Grad, Vorname, Nachname) weltweit abrufbar sind, so dass eine Weiterverwendung durch Dritte generell nicht ausgeschlossen werden kann. Dabei kann insbesondere nicht verhindert werden, dass andere Personen oder Unternehmen diese Daten mit weiteren im Internet verfügbaren Daten verknüpfen, die Daten verändern oder zu anderen Zwecken nutzen.

Die Website www.essen.de inklusive Ratsinformationssystem wird beim ESH - Essener Systemhaus der Stadt Essen gehostet (Stadt Essen - Essener Systemhaus, Kruppstr. 82 – 100, 45145 Essen, E-Mailadresse: info@esh.essen.de).

Das Essener Systemhaus empfängt zu diesem Zweck die v. g. Daten als Auftragsverarbeiter.

5. Dauer der Speicherung bzw. Kategorien für die Festlegung dieser Dauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nach der Erhebung nur solange gespeichert, wie es für die Erfüllung der entsprechenden Aufgabe erforderlich ist. Dies ist bezüglich Ihrer Kontaktdaten und Bankverbindung mindestens der Fall bis zum Jahresende nach Ihrem Ausscheiden aus dem Kulturbeirat der Stadt Essen beziehungsweise Abwicklung der Überweisung des letzten fälligen Sitzungsgeldes an Sie.

Im Fall der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Finanzbuchhaltung der Stadt Essen gelten die Aufbewahrungsfristen nach § 58 GemHVO NRW i. V. m. § 12 KAG NRW und § 147 AO.

Darüber hinaus beträgt die Löschungsfrist Ihrer als Mitglied des Kulturbeirats in Zusammenhang mit diversen Sachverhalten verarbeiteten und gespeicherten personenbezogenen Daten (in der Regel Name, Vorname und akademischer Grad) 30 Jahre, in Ausnahmefällen erfolgt auch eine dauerhafte Speicherung. Bei diesen Sachverhalten kann es sich um die Errichtung von Denkmälern, den Denkmalschutz, Denkschriften, Ehrenamtliche Tätigkeiten, Gedenktafeln, Angelegenheiten von geschichtlicher Bedeutung, Kulturpflege, Kunstpreise der Stadt Essen, An-/Verkauf bzw. Tausch von Kunstwerken, Museums- sowie Schauspielhausangelegenheiten handeln.

Ebenfalls unterliegen die in Angelegenheiten der Ausschüsse gespeicherten personenbezogenen Daten (in der Regel Name, Vorname und akademischer Grad) gemäß der Aktenordnung der Stadt Essen der Vorgabe der dauerhaften Speicherung.

Für die Stadt Essen besteht nach § 4 Abs. 2 i. V. m. § 10 Abs. 5 ArchivG NRW die Verpflichtung, Unterlagen nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen dem zuständigen Archiv (hier: Haus der Essener Geschichte) anzubieten. Ausgenommen sind die Daten, die einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen.

6. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
• Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen das Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DS-GVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Übertra-gung Ihrer Daten sowie die Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 20 und 21 DS-GVO)

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach den Art. 15 bis 21 DS-GVO sowie den §§ 12 bis14 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen im Einzelfall erfüllt sind.

7. Erforderlichkeit oder Verpflichtung, personenbezogene Daten bereitzustellen und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist erforderlich. Ohne Ihre Angaben sind weder die Aufgabenwahrnehmung als Beiratsmitglied, eine ordnungsgemäße Organisation der Sitzungen noch eine Auszahlung der Aufwandsentschädigung möglich.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Beschwerde einzulegen. Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde lauten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Tel.: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, Internet: www.ldi.nrw.de

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte zunächst an das Kulturamt der Stadt Essen oder an die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Essen.

(Stand: 02/2023)